Mantenga un registro en papel (registro electrónico)
Este es uno de los puntos más importantes que todos los propietarios de Massachusetts deben tener en cuenta: consiga todo por escrito o el equivalente electrónico, porque no se trata de si acabará en los tribunales, sino de cuándo acabará en ellos. Mantener un registro en papel es, en esencia, una preparación para una acción de desalojo que emprenderá contra un determinado inquilino en el futuro o para defenderse en una demanda de un inquilino. Es difícil decirlo, pero si su propietario vive en Massachusetts, esta es una realidad con la que tendrá que lidiar.
Mantenga sus registros de forma individual: por dirección de la propiedad, por número de unidad y, por último, por inquilino. Mantener buenos registros es una habilidad sencilla para algunos propietarios y muy difícil para otros, pero es una habilidad que todos los propietarios deben dominar.
Casi tan importante como mantener registros es mantenerlos limpios. Es un hecho simple, los tribunales no quieren ver documentos que tengan escritos por todas partes, secciones resaltadas, tachadas o cualquier otra alteración al documento original. No puedo decirle cuántas veces he tenido clientes que vinieron a mi oficina y me entregaron papeles que tenían notas escritas a mano o cambios por todas partes, esto es completamente inaceptable. Cada vez que se crea un documento impreso y luego se le agregan partes adicionales (generalmente escritas a mano), eso hace que la adición no sea ejecutable o que todo el documento se considere inaplicable. Si alguna vez se hace alguna adición a un documento, todas las partes que firman ese documento deben poner sus iniciales en los cambios. Pero siempre es mejor comenzar con un documento nuevo y no usar uno que haya sido alterado de una forma u otra. Si desea tomar notas para su propio beneficio, entonces es importante obtener una fotocopia de ese documento y escribir las notas en una fotocopia en algún lugar de la parte superior y explicar que esto es solo una fotocopia. Recuerde siempre que cualquier tipo de alteración a un documento debe ser admitida a trámite en el tribunal.
Mantenga siempre un registro de alquileres preciso con la siguiente información: fecha en que se recibió el alquiler, número de cheque y el nombre que aparece en el cheque o la persona que le entrega el dinero. Esto será fundamental en el futuro, especialmente para aquellos propietarios que tienen varias unidades o tienen más de una persona en una unidad que realiza el pago. Muchas veces, los asuntos del tribunal de vivienda se resuelven por la persona que proporciona al tribunal la mejor evidencia y la situación que sería el mejor registro.
Aunque ya se mencionó en una sesión de capacitación anterior, los depósitos de garantía y el alquiler del último mes deben abordarse nuevamente. Debido a las diferencias y la severidad de las leyes que rigen los depósitos de garantía y el alquiler del último mes en Massachusetts, es fundamental mantener registros precisos de esto. No puedo enfatizar lo suficiente cómo la gran mayoría de los propietarios pierden cientos, si no miles de dólares, al no seguir estas leyes al pie de la letra. Debido a las estrictas leyes sobre el tema, es muy importante que mantenga registros precisos, como indicar en la línea de notas de un cheque si ese cheque es por un depósito de garantía o el alquiler del último mes. Si proporciona un contrato de arrendamiento, los depósitos de garantía y el alquiler del último mes deben estar claramente indicados en el contrato. Además, si le proporciona un recibo al inquilino (porque le pagó en efectivo), asegúrese de que el recibo indique claramente que el dinero que recibe es para el depósito de seguridad, el alquiler del último mes o el alquiler de un mes. Incluso si requiere más trabajo, es fundamental que, al proporcionar recibos, proporcione un recibo diferente para el depósito de seguridad, el alquiler del último mes y el alquiler de un solo mes. Siempre debe pedirle al inquilino, si paga con cheque, que le proporcione un cheque separado por estos tres cargos y que indique claramente en la línea de nota cuál es el cargo. Consulte nuestra serie de capacitación sobre depósitos de seguridad y alquiler del último mes.
La comunicación con los inquilinos siempre debe ser por escrito. Si usted y el inquilino tienen una conversación oral sobre un tema en particular, asegúrese de escribirles una carta o un correo electrónico, explicando toda la conversación oral, junto con el significado exacto de dicha conversación, y guarde una copia de cualquiera de los dos. Le recomiendo encarecidamente que no utilice mensajes de texto como forma de comunicación con sus inquilinos, porque son demasiado fáciles de malinterpretar. Le recomiendo encarecidamente que utilice correos electrónicos para comunicarse con los clientes, ya que este es, de lejos, el medio más simple de recopilar esta información tan importante para poder almacenarla electrónicamente. Le recomiendo encarecidamente que en su cuenta de correo electrónico configure una carpeta de correo electrónico llamada propiedades de alquiler. En esta carpeta tendrá subcarpetas para cada propiedad o unidad que posea y más subcarpetas en aquellas para los inquilinos individuales. Después de configurar estas carpetas, cada vez que tenga una comunicación con un inquilino en particular, envíe ese correo electrónico a usted mismo y guarde ese correo electrónico en la carpeta que corresponde a ese inquilino en particular. Si el inquilino se comunica con usted por correo electrónico, no solo desea guardar su respuesta, sino que también desea guardar el correo electrónico del inquilino. Por último, una vez que haya configurado estas carpetas de correo electrónico y tenga información importante, como una copia del contrato de alquiler u otro documento importante, debe invertir en un escáner de calidad y escanear todos los documentos que ingresen, no solo la correspondencia, y enviarse esos documentos por correo electrónico a usted mismo, guardándolos en la subcarpeta para el inquilino en cuestión. Todo esto puede parecer mucho trabajo, pero cuando se está en un tribunal de desalojo, mantener registros muy buenos suele ser la diferencia entre ganar y perder. Recuerde que cuando hay una discrepancia entre las dos opiniones de un propietario y un inquilino, sin pruebas corroborativas, la gran mayoría de las veces los tribunales se pondrán del lado del inquilino y no del propietario. Pero si ha mantenido su correspondencia en orden, la probabilidad de éxito es mucho mayor.
Si su inquilino ha violado su contrato de alquiler o arrendamiento, debe informarle de esto en una carta y explicarle que debe subsanar la infracción de inmediato. En dicha carta, explíquele que cualquier alquiler futuro que reciba el propietario no renuncia a su derecho a que el inquilino subsane la infracción en cuestión. En un asunto de la corte de vivienda, si el inquilino puede demostrarle al juez que continúa recibiendo alquiler mes tras mes, aunque la violación no se haya remediado, pueden argumentar que usted está renunciando a sus derechos de quejarse por eso; en esa situación, los tribunales pueden no aceptar su reclamo, aunque fuera válido.
Todo esto puede parecer un poco abrumador para muchos propietarios, pero es simplemente porque usted no tiene la experiencia de más de 20 años como abogado en la corte de vivienda y ha visto lo que hemos visto. Tuve un caso en el que el inquilino le había informado al propietario que se mudaba, sacó la mayoría de los artículos de la unidad y devolvió las llaves. Luego, un mes después, quería recuperarla y fue a la corte alegando que lo habían desalojado ilegalmente. Lo que realmente sucedió fue que el inquilino se mudó y se mudó con su novia, eso ni siquiera duró un par de semanas y quería volver a vivir a pesar de que yo estaba en proceso de alquilársela a otra persona. En esa situación, debido a que no había ningún documento que mostrara que el inquilino me había informado de que se iba y devolvía las llaves, los tribunales fallaron a favor del inquilino, simplemente porque no tenía documentación que demostrara que el inquilino se había mudado.
Literalmente podría escribir cuatro horas explicando cuántos casos he visto perder a los propietarios simplemente porque no tenían la documentación adecuada para respaldar la verdad y, sin dicha documentación, el propietario de Massachusetts está literalmente a merced de qué tan grande es la mentira que el inquilino le dirá al juez. Si todos en el mundo fueran honestos, no habría razón para esto y, por lo tanto, no habría razón para los abogados, pero esa no es la realidad del mundo en el que vivimos. Para terminar, no puedo exagerar la importancia de documentar todo y tener un buen método para registrar toda la información y correspondencia importante con sus inquilinos.
Joseph F. Botelho, Esq.
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