Manter um registo em papel (pista eletrónica)
Este é um dos pontos mais importantes a que todos os proprietários de Massachusetts devem prestar atenção, obter tudo em papel ou obter o equivalente electrónico, porque não é se vai acabar no tribunal, mas sim quando vai acabar no tribunal. Manter um registo documental é essencialmente uma preparação para uma ação de despejo que irá tomar contra um determinado inquilino no futuro ou para se defender numa ação judicial interposta por um inquilino. É difícil dizer, mas se o seu senhorio estiver em Massachusetts, esta é uma realidade com a qual estará a lidar.
Mantenha os seus registos individualmente; por morada do imóvel, por número de fracção e finalmente por inquilino. Boas capacidades de manutenção de registos são simples para alguns proprietários e muito difíceis para outros, mas é uma competência que todos os proprietários precisam de dominar.
Quase tão importante como manter registos é mantê-los limpos. É um facto simples, os tribunais não querem ver documentos que contenham escrita, secções destacadas, secções riscadas ou qualquer outra alteração ao documento original. Não consigo dizer quantas vezes os clientes vieram ao meu escritório e me entregaram papéis com notas manuscritas ou alterações, isto é completamente inaceitável. Cada vez que um documento é criado para impressão e, em seguida, são-lhe adicionadas peças adicionais (geralmente manuscritas), isto torna a adição inexequível ou todo o documento pode ser considerado inexequível. Se for feita alguma adição a um documento, todas as partes que assinam esse documento deverão rubricar as alterações. Mas é sempre melhor começar com um documento totalmente novo e não usar um que tenha sido molestado de uma forma ou de outra. Se quiser fazer anotações para seu próprio benefício, é importante obter uma fotocópia desse documento e escrever as anotações numa fotocópia algures na parte superior, explicando que se trata apenas de uma fotocópia. Lembre-se sempre de qualquer tipo de alteração num documento, confirme esse documento como admissível em tribunal.
Mantenha sempre um livro de rendas preciso com as seguintes informações: data em que a renda foi recebida, o número do cheque e o nome no cheque ou a pessoa que lhe deu o dinheiro. Isto tornar-se-á crítico no futuro, especialmente para os proprietários que possuem múltiplas unidades ou que têm mais de uma pessoa numa unidade que efectua o pagamento. Muitas vezes, o processo do tribunal de habitação é decidido pela pessoa que fornece ao tribunal as melhores provas e a situação que teria os melhores registos.
Embora já tenha sido mencionado em formação anterior, as cauções e os últimos meses de aluguer devem ser novamente abordados. Devido às diferenças e à gravidade das leis que regem os depósitos de segurança e os últimos meses de aluguer em Massachusetts, é fundamental manter registos precisos disto. Não consigo enfatizar o suficiente como a grande maioria dos proprietários perde centenas, senão milhares de dólares, por não seguir exatamente estas leis. Devido às leis rigorosas sobre o assunto, é muito importante que mantenha registos precisos, como por exemplo, listar na linha do memorando de um cheque se esse cheque é para um depósito de segurança ou renda do último mês. Se fornecer um aluguer, os depósitos de segurança e o aluguer do último mês deverão estar claramente indicados no próprio contrato. Além disso, se fornecer um recibo ao inquilino (porque este lhe pagou em dinheiro), certifique-se de que o recibo indica claramente que o dinheiro recebido é para um depósito de segurança, renda do último mês ou renda de um mês. Mesmo que dê mais trabalho, é fundamental que, ao fornecer os recibos, forneça um recibo diferente de caução, renda do último mês e renda de um único mês. Deve sempre pedir ao inquilino, se pagar em cheque, que lhe forneça um cheque separado para todas estas três taxas e que a taxa esteja claramente escrita na linha do memorando. Consulte a nossa série de formação sobre depósitos de segurança e rendas dos últimos meses.
A comunicação com os inquilinos deve ser sempre feita por escrito. Se você e o inquilino tiverem uma conversa oral sobre um determinado assunto, certifique-se de que lhes escreve uma carta ou um e-mail, explicando toda a conversa oral, juntamente com o significado exato da referida conversa, e guarde uma cópia de qualquer uma delas. Sugiro vivamente que não utilize as mensagens de texto como forma de comunicação com os seus inquilinos, porque são muito fáceis de serem mal interpretadas. Sugiro vivamente o uso de e-mails para comunicar com os clientes, pois este é de longe o meio mais simples de recolher estas informações tão importantes para poder armazená-las eletronicamente. Sugiro vivamente que configure na sua conta de e-mail uma pasta de e-mail chamada propriedades para arrendamento. Nesta pasta terá subpastas para cada imóvel ou unidade que possua e outras subpastas para cada inquilino individual. Depois de configurar estas pastas, sempre que tiver uma comunicação com um inquilino específico, envie esse e-mail para si próprio e guarde esse e-mail na pasta que corresponde a esse inquilino específico. Se o inquilino comunicar consigo por e-mail, não só vai querer guardar a sua resposta, como também vai querer guardar o e-mail do inquilino. Finalmente, depois de configurar estas pastas de e-mail e de ter informações importantes, como uma cópia do contrato de arrendamento ou outro documento importante, deve investir num scanner de qualidade e digitalizar todos os documentos que chegam, e não apenas a correspondência, e enviar estes documentos por e-mail para si próprio , guardando-os na subpasta do locatário específico em questão. Tudo isto pode parecer muito trabalhoso, mas quando se está num tribunal de despejo, manter registos muito bons é muitas vezes a diferença entre uma vitória e uma derrota. Lembre-se que quando existe uma discrepância entre as duas opiniões de um proprietário e de um inquilino, sem provas corroborantes, na grande maioria das vezes os tribunais tomarão o partido do inquilino e não do proprietário. Mas se manteve a sua correspondência em ordem, a probabilidade de sucesso é muito maior.
Se o seu inquilino violou o contrato de arrendamento ou arrendamento, terá de o informar disso através de uma carta e explicar que deve resolver a violação imediatamente. Na referida carta, explica que qualquer renda futura recebida pelo senhorio não renuncia ao seu direito de que o inquilino sane a infração em causa. Numa questão de tribunal de habitação, se o inquilino puder demonstrar ao juiz que continua a receber rendas mês após mês, mesmo que a violação não tenha sido remediada, poderá argumentar que está a renunciar ao seu direito de reclamar sobre isso nessa situação os tribunais podem não aceitar a sua reclamação, mesmo que esta seja válida.
Tudo isto pode parecer um pouco avassalador para muitos proprietários, mas é simplesmente porque não tem mais de 20 anos de experiência como advogado em tribunais de habitação e viu o que vimos. Tive um caso em que o inquilino informou o proprietário que se ia mudar, retirou a maior parte dos artigos do imóvel e devolveu as chaves. Depois, um mês depois, queriam o dinheiro de volta e foram a tribunal alegando que foram despejados ilegalmente. O que realmente aconteceu foi que o inquilino mudou-se e foi viver com a namorada, isto não durou sequer algumas semanas e eles queriam voltar, embora eu estivesse a arrendar a outra pessoa. Nesta situação, porque não havia nenhum documento que mostrasse realmente que o inquilino me informou que estava a sair e devolveu as chaves, os tribunais decidiram do lado do inquilino, simplesmente porque eu não tinha documentação que comprovasse que o inquilino se tinha mudado.
Poderia escrever literalmente quatro horas a explicar quantos casos vi proprietários perderem simplesmente porque não tinham a documentação adequada para comprovar a verdade e sem essa documentação, o proprietário Massachusetts está literalmente à mercê da dimensão da mentira que o inquilino dirá ao juiz. Se todos no mundo fossem honestos, não haveria razão para isto e para esse facto não haveria razão para advogados, mas essa não é a realidade do mundo em que vivemos. Para encerrar, não posso exagerar o suficiente a importância de documentar tudo e ter um bom método para registar todas as informações importantes e correspondência com os seus inquilinos.
Joseph F. Botelho, Esq.
GRUPO BOTELHO ADVOGADO
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